Règlements de l’Association de l’Artillerie Royale Canadienne (Édition 2008)

Nom

1. Le nom de l’association est l’Association de l’Artillerie Royale Canadienne.

Objectif

2. a. Améliorer l’efficacité et le bien-être du Régiment royal de l’Artillerie canadienne, et se préoccuper de toutes les questions touchant à la défense du Canada.

b. L’association est une organisation sans but lucratif.

Parrainage

3. On pourra demander au Gouverneur général du Canada et aux lieutenants-gouverneurs de chaque province de parrainer l’Association.

Membres

4. a. Membres ordinaires

(1) Tous les membres d’artillerie en service appartenant au Régiment royal de l’Artillerie canadienne.

(2) (a) Les membres d’artillerie à la retraite ou anciens membres des Forces canadiennes, reconnus par l’Association, qui ont payé leur cotisation annuelle individuelle.

(b) Les membres à la retraite sont ceux qui ne sont plus membres de la Force régulière ou de la Réserve

b. Membres à vie

(1) Tout membre du Régiment royal de l’Artillerie canadienne, en service ou retraité, peut faire une demande pour devenir membre à vie de l’AARC.

(2) Cette demande doit être soumise et appuyé par les membres ordinaires de l’AARC; elle doit être déposée trente jours avant l’assemblée annuelle et accompagnée d’un résumé des états de service de l’intéressé.

(3) Ces demandes en bonne et due forme seront examinées par le comité exécutif qui pourra, s’il le désire, les soumettre à l’assemblée générale avec sa recommandation.

(4) Le montant de la cotisation à verser pour devenir membre à vie de l’Association sera déterminé et, au besoin, réexaminé lors des assemblées générales annuelles.

c. Membres à vie honoraires élus

(1) Toute personne qui est reconnue avoir rendu à l’Artillerie des services exceptionnels peut être élue membre à vie honoraire lors d’une assemblée générale. Les premiers critères de sélection sont en général ses états de services au sein du Régiment royal de l’Artillerie canadienne.

(2) Toutes propositions de candidats doivent être transmises au secrétaire trente jours avant l’assemblée annuelle, accompagnée d’explications et, s’il y a lieu, d’un résumé des états de service. Ces propositions seront examinées par le comité exécutif qui pourra faire part de ses recommandations à l’assemblée générale annuelle.

(3) Chaque candidature sera soumise au vote de tous les électeurs présents.

d. Membres associés

(1) Les membres d’autres classifications des Forces canadiennes en activité ou à la retraite, qui ont servi une unité de l’artillerie canadienne, de l’OTAN ou des autres forces du Commonwealth reconnues par l’Association et qui ont acquitté leur cotisation annuelle de membre associé.

(2) Les personnes civiles qui ont un vif intérêt des affaires de l’association de l’Artillerie royale canadienne, qui sont reconnues par l’Association et qui ont acquitté leur cotisation annuelle de membre associé.

Organismes Affiliés

5. a. Unités affiliées. Sur paiement des droits d’adhésion fixés, les unites suivantes peuvent s’affilier à l’Association et jouir du droit de vote tel que décrit au paragraphe 9:

(1) Régiments d’artillerie;

(2) Batteries d’artillerie indépendantes;

(3) l’École du Régiment royal de l’artillerie canadienne .

b. Unités affiliées associées

(1) Sur paiement des droits d’adhésion fixés, et avec l’approbation de l’Assemblée générale, les associations d’artillerie au niveau local peuvent devenir des Unités affiliées associées.

(2) Les unités affiliées associées ne jouissent pas du droit de vote tel que décrit au paragraphe 9.

(3) (a)Les représentants des unités affiliées associés à l’Assemblée générale annuelle doivent être membres de l’AARC tel que décrit au paragraphe 4.

(b) Les représentants des unités affiliées associées à l’Assemblée générale annuelle ne peuvent réclamer ni indemnité ni frais de déplacement sauf que ces représentants soient délégués tel que décrit au paragraphe 23.

Priviléges des membres

6. a. Lors des assemblées générales, tous les membres peuvent participer à tous les débats et à toutes les activités, sauf en cas de vote.

b. Voir au paragraphe 9 les conditions régissant le droit de vote des membres.

c. Tout membre ordinaire peut, lors d’une assemblée générale, soumettre une résolution pourvue qu’il obtienne l’appui d’un autre membre ordinaire. Seuls les membres possédant le droit de vote peuvent se prononcer sur cette résolution.

Exclusion d'un membre

7. Tout membre ou unité affilié peut être exclu de l’Association si les trois-cinquièmes des membres se prononcent dans ce sens lors d’une assemblée générale. Avant le vote, la personne ou l’unité en question devra avoir l’occasion de s’expliquer par écrit et même de s’adresser directement à l’Assemblée. S’il s’agit d’un membre d’un QG, le commandant ou une personne nommée par ce dernier pourra présenter le cas.

Réunions

8. a. L’assemblée générale de l’Association aura lieu une fois par an, sauf lors d’une décision contraire prise lors d’une Assemblée générale.

b Le Président pourra convoquer une assemblée générale extra-ordinaire à la demande ou avec l’assentiment des deux-tiers du comité exécutif.

c.Tous les membres peuvent assister et participer aux assemblées générales annuelles.

d. Le temps de l’année et le lieu des assemblées générales sont choisis lors des assemblées générales; le comité exécutif a la charge d’en fixer la date exacte.

e. La présidence de l’Association est assurée par le Président et, en son absence, par le Vice-Président ou, en l’absence de ce dernier , par le membre de la Milice ayant le plus d’ancienneté parmi les membres du comité exécutif.

f. Toutes les questions touchant l’Association seront traitées lors des assemblées générales, et les pouvoirs nécessaires peuvent être délégués au comité exécutif.

Procédures des votes

9. a. Éligibilité de vote - Lors d’une assemblée générale, les membres ci-dessous ont le droit de vote:

(1) Les officiers élus et membres de comité exécutif de l’Association, à l’exception du secrétaire ou du trésorier.

(2) Un représentant pour chaque unité affiliée, telle que définie au paragraphe 5 (a).

(3) Tout membre ou adjudant d’artillerie qui est:

(i) Commandant de Groupe-brigade canadienne;

(ii) Sergent-Major de Groupe-Brigade canadien.

(iii) Directeur général de la réserve terrestre canadienne

(iv) Chef de la Réserve et des Cadets;

(v)Président du Congrès des Associations de la Défense.

(vi) le SMR ARC

b. Afin d’avoir le droit de vote, tous les membres mentionnés en 9.a. (1), (2) et (3) doivent avoir acquitté leur cotisation de l’année courante.

c. Un membre éligible absent ou une unité non représentée lors d’une assemblée peut participer:

(1) Soit en faisant parvenir au secrétaire son vote par écrit, s’il a reçu des informations sur la question débattue.

(2) Soit avoir une procuration à n’importe quel membre éligible présent. Dans ce cas il doit informer par écrit le secrétaire de cette délégation de pouvoir, en précisant si elle n’est valable que pour certaines questions ou dans toutes les circonstances. Ceci s’applique aussi bien aux assemblées générales qu’aux réunions du comité exécutif. En cas de vote, la personne ou l’unité ayant remise sa procuration est considérée présente et doit s’en tenir au vote émis par son mandataire.

d. À la demande de n’importe quel membre éligible , on peut prendre en note le nom de ceux qui s’abstiennent de se prononcer sur une

Ordre du jour

10.a. Lors des assemblées générales annuelles, l’ordre du jour suivant est adopté:

(1) présentation des rapports;

(2) question d’ordre générale;

(3) élection des membres de la direction; et

(4) nouvelles questionsa. Le Président sortant, ou l’officier le remplaçant, présidera au Dîner annuel.

Procés-verbal des assemblées

11. a. Des extraits du procès verbal de l’assemblée générale seront publiés dans le rapport annuel.b. Toute décision du comité exécutif seront mentionnées dans le rapport annuel.

Direction et comité exécutif

12. Direction de l’Associationa.

a. Les membres de la Direction sont:
(1) le Président, élu normalement pour une durée d’une année peut, en circonstances atténuantes, être réélu pour une seconde durée d’une année;

(2) le Vice-Président, élu normalement pour une durée d’une année peut, en circonstances atténuantes, être réélu de suite pour une seconde durée d’une année;

(3) le secrétaire; et

(4) le trésorier.

b. Les charges de secrétaire et de trésorier peuvent être cumulées.

c. Les personnes suivantes ne peuvent faire partie de la Direction de l’Association:

(1) Un membre de la Force régulière

(2) Un membre membre de la Réserve employé sous catégorie “C”; ou

(3) Un membre membre de la Réserve employé pour un terme de plus de trois mois sous catégorie “B”.

d. Un membre de la Réserve qui fait partie de la Direction de l’Association au moment où il devient inéligible pour ce poste par rapport au règlement

12. c. sera entendu d’avoir démissionné de ce poste.

Comité exécutif

13. Pour l’administration et la conduite des affaires de l’Association au cours de l’année, un comité exécutif est formé, et constitué:

a. Du Président et du Vice-Président de l’Association

b. D’un délégué de chaque unité en service dans chacun des secteurs de la Force Terrestre suivants: Atlantique, Québec, Centre, Ouest.

c. Du Président sortant

d. Des membre suivants, nommés d’office:

(1) Le Colonel commandant

(2) Les Colonels commandants précédents

(3) Le SMR ARC

(4) Les anciens SMRs ARC

e. Du Directeur de l’Artillerie

f. D’un comité consultatif composé de cinq membres à la retraite élus, mandat d’un ou deux ans mais ne peuvent en tout état de cause, siéger plus de cinq années consécutives.

Élections des membres de la direction et du comité exécutif

14. a. Tous les membres de la Direction et du Comité exécutif sont élus lors des assemblées générales annuelles.

b. Les candidatures sont présentées par un comité composé du Président sortant agissant comme Directeur et des anciens Présidents participant à l’assemblée annuelle pour:
(1) Les membres de la Direction;

(2) Les membres du comité exécutif (à l’exception des délégués régionaux).

(3). Pour le choix des délégués régionaux, seuls les membres éligibles représentant la région en question sont appelés à élire leur représentant.

(4). Avant la tenue du vote, tout membre de l’Association peut, à son tour, proposer un candidat.

(5). Dans le cas où un membre du comité exécutif se trouverait dans l’incapacité de poursuivre sa tâche, pour cause de maladie, décès, mutation ou démission, le reste du comité peut pourvoir à son remplacement jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle, s’il le juge nécessaire.

Fonctions du président

15.a. Présider l’assemblée générale et le Dîner annuel.

b. Présider les réunions du comité exécutif.

c. Prendre les décisions qui s’imposent face à une nouvelle situation si cela ne peut attendre la prochaine réunion du comité exécutif ou l’assemblée générale annuelle.

d. Désigner les délégués et suppléants requis pour assister à l’assemblée annuelle de la Conférence des associations de la Défense.

e. Désigner le Président et les membres des comités permanents et comités spéciaux qui siègent entre deux assemblées générales annuelles.

f. Assumer les autres fonctions qui lui seraient assignées lors d’une assemblée générale annuelle ou d’une réunion du comité exécutif.

g. Lorsque requis, participer aux réunions du comité exécutif de la Conférence des associations de la Défense.

Fonctions du vice président

16.a. En l’absence du président, le remplacer dans ses fonctions. Si le Vice-Président est absent, la présidence est assurée par l’officier ayant le plus d’ancienneté au comité exécutif.

b. Désigner les membres des divers comités permanents et comités spéciaux siègent aux assemblées générales annuelles.

c. Assumer les autres fonctions qui lui seraient assignées par le Président, le comité exécutif ou lors de l’assemblée générale.

Fonctions du secrétaire

17.a. Assister à toutes les réunions de l’Association et du comité exécutif, tenir le procès-verbal des travaux effectués lors de ces réunions sur les registres qui lui sont confiés par l’Association et qu’il doit garder à cet effet;

b. Exécuter les décisions de l’Association, ou du comité exécutif, selon le cas, ou des membres de la direction.

c. Préparer tous les rapports sur les prix accordés, les certifier et les présenter aux assemblées ainsi qu’à la direction de l’Association concernée en prenant soin de les inscrire dans les registres.

d. Se charger d’aviser tous les membres et toutes les unités du montant des cotisations.

e. Assumer les autres fonctions qui lui seraient confiées lors de l’assemblée générale annuelle, par le comité exécutif ou le Président.

f. Le montant de la rémunération du secrétaire est déterminé et révisé lors des assemblées générales.

g. Le secrétaire n’a pas le droit de vote lors des assemblées générales ou des réunions du comité exécutif.

Fonctions du trésorier

18. a. Verser au crédit de l’Association, à la banque choisie lors d’une assemblée générale, toutes sommes qui lui sont confiées au nom de l’Association.

b. Régler les dépenses courantes de l’Association en suivant les instructions émises lors des assemblées générales ou les décisions du comité exécutif en faisant un chèque qui doit être contresigné par le Président de l’Association, un membre du comité exécutif ou un membre de l’Association désigné par eux et détenant au moins le grade de major.

c. Placer les surplus monétaires de l’Association, déterminés de temps à autre par une assemblée générale ou le comité exécutif, dans les valeurs choisies lors d’une assemblée générale ou du comité exécutif.

d. Préparer annuellement la comptabilité de l’Association jusqu’à la fin de son exercice et la remettre à l’expert comptable de l’Association pour vérification, accompagnée de toutes les pièces justificatives. Préparer la comptabilité à toutes les fois que le comité exécutif en ferait la demande. Présenter, lors de l’assemblée générale suivante, les rapports et conclusions du vérificateur.

e. La rémunération du trésorier sera fixée et révisée lors d’une assemblée générale.

f. Il ne possède pas le droit de vote lors des assemblées générales ou des réunions du comité exécutif.

Fonctions et réunions du comité exécutif

19. a. Assumer les fonctions qui lui sont attribuées lors d’assemblées générales.

b. Prendre les décisions qui s’imposent face à une nouvelle situation, s’il est impossible d’attendre la prochaine assemblée générale.

c. Informer les membres, lors des assemblées générales, de toutes les mesures prises.

d. Les réunions se feront à la demande du Président ou, en son absence, par le Vice-Président. Les réunions peuvent se tenir par la présence physique des membres ou via des moyens technologiques.

e. Nommer trois conseillers, au besoin, pour le placement des fonds ou la vente des valeurs.

f. Six membres suffisent pour atteindre le quorum, pourvu qu’au moins trois délégués régionaux soient présents.

g. Si aucun des membres du comité exécutif d’un secteur donnée n’est disponible et que le délégué de secteur juge impossible de faire part de son point de vue par écrit ou en donnant sa procuration à un autre membre, il a la possibilité de se faire représenter par un membre du même secteur détenant au moins le grade de major et qui votera en son nom.

h. La voix du Président de la réunion est prépondérante.

Comités

20. a. Des comités spéciaux ou permanents seront mis sur pied à la demande de l’Assemblée générale annuelle.

b. Le mandat de chaque comité sera établi par le Président assisté des membres du comité exécutif.

Finances de l'association

21. Cotisation annuelle

a. Officiers du cadre actif:
(1) Le montant de la cotisation pour les membres d’artillerie servant dans la Milice sera déterminé et révisé lors des assemblées générales annuelles.

(2) Le montant de la cotisation pour les membres d’artillerie servant dans la Force régulière sera déterminé et révisé lors des assemblées générales annuelles.

(3) Le montant de la cotisation pour les unités affiliées associés sera déterminé et révisé lors des assemblées générales annuelles

b. Cotisation individuelle

(1) Le montant de la cotisation pour les officiers d’artillerie à la retraite et les membres associés sera déterminé et révisé lors des assemblées générales annuelles.

(2) Les membres honoraires à vie et membres à vie ne paient pas de cotisation annuelle mais ils sont encouragés de le faire.

Année financiére et vérification des comptes

22. L’année financière de l’Association commence le 1er septembre et se termine le 31 août inclusivement de l’année suivante. Les comptes sont vérifiés chaque année et présentés à l’assemblée générale suivante. Un comptable agréé sera nommé chaque année par l’assemblée générale pour vérifier les comptes de l’Association.

Choix des délégués aux assemblées générales

23. Sauf décision contraire de l’assemblée générale annuelle, les personnes suivantes sont autorisées à assister aux assemblées générales en qualité de délégués et à recevoir des indemnités, pourvu qu’elles aient acquitté leur cotisation:

a. les membres de la Direction et du comité exécutif; et

b. un officier par unité affiliée, en plus de l’officier qui représente cette unité au sein du comité exécutif.

Frais de déplacement et indemnité

24. a. Sauf décision contraire de l’assemblée générale, les personnes suivantes sont autorisées à recevoir des indemnités de déplacement et autres:

(1) Lors des assemblées générales - les membres du comité exécutif, les présidents des comités permanents et les délégués, sauf les officiers du cadre actif dont les déplacements sont payés par leS Fonds publics.

(2) Les membres du comité exécutif, lors des réunions extra-ordinaires de ce comité.

(3) Les membres de la Direction de l’Association ou toutes les autres personnes désignées par le Président pour représenter l’Association aux réunions spéciales ou à d’autres réunions.

(4) Les délégués de l’Association aux réunions annuelles de la Conférence des associations de la Défense, si leurs dépenses ne sont pas assumées par le ministère de la Défense nationale.

b. Les indemnités seront payables dans les conditions suivantes:

(1) voyage par avion:
(a) Aller-retour depuis l’aéroport le plus près, en classe économique;

(b) Aller-retour en train jusqu’à l’aéroport le plus près, en première classe; et

(c) Déplacements en taxi.

(2) voyage en train:

(a) Aller-retour en classe économique;

(b) Une couchette ou une place assise, aller-retour; et

(c) Déplacements en taxi.

(3) Si le voyage s’effectue par voiture privée, les tarifs et indemnités sont les mêmes que celles au MDN au tarif économique.

Modifications des règlements des l'association

25. a. Les règlements de l’Association ne seront modifiés qu’avec l’accord d’une assemblée générale

b. Toute proposition de changement doit être envoyée au secrétaire au moins 60 jours avant l’assemblée, et transmise à tous les électeurs au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée annuelle.