ORDRE D’AVERTISSEMENT
AARC – 132e AGA 11-14 Sept 2008

VP - AARC
Québec, Québec
‘‘Date-Time Group of Signature’’

ORDRE D’AVERTISSEMENT No 1

Références: Cartes, Québec
AARC 131e AGA 15 Sept 2007

Fuseau horaire utilisé : Heure normale de l’Est

Idée générale. Lors de la 131e assemble générale annuelle (AGA) le 15 sept dernier à Brandon au Manitoba, il fut décidé que la 132e AGA de l’AARC aurait lieu dans la ville de Québec et coïncidera avec le 400e Anniversaire de la Ville de Québec, la plus vieille ville en Amérique du Nord, ainsi que le 40e Anniversaire du 5 RALC.

1. SITUATION.

a. Les unités régulières et de réserve ainsi que les associations à la grandeur du pays peuvent bénéficier d’une plus grande présence et implication de l’association nationale.

b. Les artilleurs de la province de Québec, le QG SQFT et le QG 5 GBMB ont démontré un vif intérêt pour aider le AARC à tenir sa prochaine assemble générale annuelle dans la grande région de la ville de Québec en septembre 2008.

c. Le AARC pourra bénéficier de l’appui des unités suivantes:

i) 5RALC, Valcartier et son association,
ii) 2 Fd Regt RCA, Montréal et son association,
iii) 6 RAC, ARC, Lévis et son association, and
iv) 62 RAC, ARC, Shawinigan et son association.

d. Même s’il y avait un déploiement de quelques centaines d’artilleurs en dehors du pays et malgré les célébrations du 400e de la ville de Québec, il devrait y avoir suffisamment de chambres disponibles si on donne un avis raisonnable aux organisateurs.

2. MISSION.

Organiser et exécuter la 132e assemble générale de l’AARC dans la ville de Québec du 11 au 14 sept 2008.

3. EXECUTION

a. Le VP AARC est responsable de l’organisation du rassemblement à Québec. Il est appuyé par le trésorier et le secrétaire pour la planification pointue de la réunion elle-même, des discours et présentations, des arrangements de voyage etc. La plupart des activités se tiendront au Delta/Centre des Congrès ainsi réduisant les déplacements au minimum.

b. Tâches probables:

1) QG AARC:

a) Président:

i) Supervise et donne les directives appropriées.
ii)Obtient les lignes directrices et les conseils du ColCmdt et de DArtil.

b) Vice-président: Effectue la planification détaillée, la coordination avec les unités/associations locales de des levées de fond lorsque nécessaire.

c) Trésorier: Effectue la planification détaillée de l’agenda et des présentations à prendre place durant les deux jours de réunion.

d) Secretary:

i) Produit les minutes de l’AGA 2007.
ii) Garde à jour la liste des participants.
iii) Aide le trésorier pour l’Organisation en générale de l’AGA 2008.

e) Président Affaires régimentaires: Assure la diffusion de l’information aux représentants régionaux à travers le pays.

f) Major régimentaire ARC: Publier l’information de l’AGA 2008 sur le site Web et le garder à jour.

g) Directeur du musée ARC: Coordonne la venue de l’exposition mobile du muse dans la ville de Québec pour l’été

h) 5 RALC :

i) Coordonne les célébrations du 40e anniversaire.
ii) Effectue la liaison avec le Cmdt Bde et le Cmdt SQFT.
iii) Mène les réunions de coord. avec les artilleurs du Québec et le VP AARC.
iv) Fourni du personnel au besoin
v) S’occupe de réserver de façon intérimaire le transport adapté pour personne à mobilité réduite.

i) 2 Fd Regt RCA:

i) Participe où il est approprié.
ii) Fourni du personnel au besoin

j) 6 RAC ARC:

i) Organise la cérémonie du 13 sept à la Place Georges V.
ii) ii) Le Cmdt organise une visite de la Citadelle le soir du 11 sept.
iii) Fourni du personnel au besoin
iv) Participe où il est approprié

k) 62 RAC ARC:

i) Fournit la musique du 62 RAC pour la cérémonie du 13 sept à la Place Georges V
ii) Fourni du personnel au besoin
iii) Participe où il est approprié.

l) Associations des Artilleurs du Québec:

i) Les présidents encouragent leurs membres à participer à l’AGA et le bal.
ii)Circule les informations à leurs membres.

c. Instructions de coordination.

1) Les détails seront publiés sur la page Web : « Artillery.net » au plus tard le 30 novembre 2007.

a) Les réunions de coordination se tiendront mensuellement dans la région de Québec. Toutes les unités d’artillerie du Québec et leur association devraient être présentes.

b) Un briefing sera donné au président AARC au plus tard le 15 novembre 2007.

c) Vers le 15 mars 2008 le secrétaire devrait avoir reçu une indication de la part des membres quel pourrait être l’assistance prévue.

d) L’exécutif de l’AARC devrait arriver à Québec au plus tard en avant-midi du 11 sept 08.

e) Le tournoi de golf annuel du 5 RALC aura lieu le 11 Sept 08. Les membres de l’AARC sont tous invités.

f) Réunion de l’Exécutif – 11 Sept 08 1600 hre.

g) Rencontre sociale au mess des officiers de la Citadelle. Ceci incluera une visite de la Citadelle sous les auspices du Cmdt 6 RAC – 11 Sept 08 en soirée.

h) AGA 12 Sept 08 – 0830 hre – 1700 hre

i) 12 Sept 08 – Soirée libre

j) 13 Sept 08 0800hre – 1400 hre : Séminaire

k) 13 Sept 08 1530 hre – 1630 hre: Cérémonie à la Place Georges V

l) 13 Sept 08 1900 hre Bal du 40e Anniversaire du 5 RALC

m) 14 Sept 08 Retour à la maison

n) 12 Sept -13 Sept: Des activités seront organisées pour les conjoint(e)s dans la ville et ses environs. Ceci pourrait inclure une randonnée an bateau sur le Saint-Laurent, un pique-nique à l’île d’Orléans du magasinage, etc.

2) La Liaison directe est accordée entre les unités, les associations pour assurer que toute l’information circule parmi le maximum de membres.

4. SOUTIEN.

a. Les instructions pour le transport vers Québec seront promulguées par le Trésorier AARC en coordination étroite avec le 5 RALC. 150 chambres ont été pré-réservées par le 5 RALC à l’hôtel Delta. Les réservations doivent se faire en passant par le 5 RALC. Le 1er mai 2008 est une date crucial pour réduire ou augmenter le nombre de chambers qui seront requises.

b. Les petits-déjeuners (12-13 sept) seront servis style buffet au restaurant de l’hôtel sur présentation d’un coupon.

c. Les lunchs (12-13 Sept) seront servis dans une salle adjacente à la salle de réunion principale palais du Delta.

d. Le VP AARC doit regarder à la possibilité d’activités de levée de fonds pour aider à réduire le coût des activités.

e. Toutes les présentations seront de nature non-classifiée.

5. COMMANDEMENT ET CONTRÔLE

a. Les lignes directrices de communication seront promulguées par le président AARC.

ACK:

JEF Bryce
Lcol (ret)
Président AARC

LISTE DE DIFFUSION:

Président
Vice-président
Trésorier
Secrétaire
Président Affaires régimentaires (toutes les unités excepté au Québec)
Major Régt ARC
Directeur du musée ARC
5 RALC
2 Fd Regt RCA
6 RAC ARC
62 RAC ARC
Col Cmdt
DArtil
Directeur campagne du patrimoine ARC